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Servizi Base
Gestione Clienti/Fornitori
Questa funzione consente di gestire le informazioni specifiche per la Fatturazione Elettronica che sono memorizzate in una sezione dedicata della base dati di FAST.Invoice per definire in maniera personalizzata gli “accordi” stipulati tra Cliente e Fornitore.
Le funzionalità specifiche di gestione degli “agreement” sono parte della funzione Gestione Clienti/Fornitori e consentono alle aziende di:
- Gestire il profilo della propria azienda;
- Gestire l’anagrafica delle proprie controparti passive ed i canali di spedizione dei documenti;
- Gestire l’anagrafica delle proprie controparti attive.
Emissione Fattura Elettronica
La funzione Emissione Fattura Elettronica è sicuramente la componente più completa e di valore della soluzione, consente di gestire tutte le fasi del ciclo di fatturazione dalla predisposizione alla lavorazione del documento, dalla firma digitale all’emissione della fattura elettronica sino alla sua conservazione.
Attraverso questa serie di funzionalità le aziende mittenti possono aderire completamente alle normative della fatturazione elettronica tramite la funzionalità della firma digitale applicata ai loro documenti, inoltre possono semplicemente usufruire delle molteplici modalità di invio predisposte e configurabili dall’applicazione per spedire le fatture analogiche in formato elettronico.
La forza della soluzione FAST.Invoice risiede nel numero di formati ad oggi gestiti dalla piattaforma di fatturazione e nella capacità di integrazione dei nuovi (pubblici o proprietari, strutturati o non) grazie all’esperienza acquisita in questi anni dal nostro gruppo di lavoro.
Analogo discorso vale per le modalità di spedizione verso le controparti di un’azienda: la più flessibile configurabilità degli accordi azienda-azienda e la capacità di sviluppare ulteriori integrazioni su richiesta dei clienti, consentono alla soluzione FAST.Invoice di supportare un altissimo numero di possibili canali di spedizione.
Le funzionalità offerte consentono alle aziende:
- Predisposizione fatture multiformato:
- Formati strutturati (EDI, CBI, XML, ASCII, EDIFACT, DAFNE, XCBL, iDOC SAP, Flat File, etc.);
- Formati semi-strutturati (indici + immagini dei documenti)
- Formati non strutturati (PDF);
- Firma digitale delle fatture elettroniche:
- Smart Card e firma autorizzata dal cliente;
- Firma lato server, per processi straight throught senza interazione diretta dell’utente.
- Emissione fatture multicanale:
- Portale Web FAST.Invoice;
- Reti Van EDI;
- Network CBI;
- Network E-Invoice (per Clienti in oltre 10 nazioni europee tra cui Finlandia, Olanda, Belgio, Germania…);
- Posta Elettronica;
- Posta Elettronica Certificata;
- Posta Cartacea Massiva;
- Portale Web Clienti(GUEST).
- Stampa ed esportazione in multiformato delle fatture.
- Scadenzario fatture attive.
Viene inoltre fornita all’utente la possibilità di monitorare costantemente l’intero processo di emissione e di ricevere notifiche via email sullo stato di ogni singolo documento.
L’azienda fornitrice può creare delle utenze particolari per i suoi destinatari (utenze “GUEST”) consentendogli l’accesso e la consultazione dei documenti ricevuti senza avere un vero e proprio contratto con la piattaforma.
La soluzione di ICBPI è fortemente orientata al mercato internazionale mantenendo comunque l’aderenza a tutte le normative nazionali, tale flessibilità consente a qualsiasi azienda di modellare al meglio i servizi della piattaforma di fatturazione elettronica a seconda del suo particolare mercato.
Fatture Passive
La serie di funzionalità detta Fatture Passive consente di gestire la fase di ricezione e pagamento di fatture delle aziende sia in formato elettronico sia in formato analogico (la cui conservazione resta di tipo tradizionale cioè cartaceo).
Le funzionalità offerte consentono alle aziende:
- Presentazione fatture passive;
- Scadenzario fatture passive;
- Gestione collaborativa del processo di disputa;
- Gestione workflow approvativo;
- Stampa ed esportazione in multiformato delle fatture;
- Gestione formato cartaceo (grazie al servizio dedicato e altamente professionale di ICBPI che si occupa della smaterializzazione e trasformazione in formato dati).
È inoltre possibile per l’utente passivo mantenere la comunicazione con la sua controparte predisponendo una serie di messaggi (tramite e-mail) per notificare la visualizzazione, la ricezione, l’accettazione e l’approvazione finale dei documenti ricevuti.
Archiviazione a norma e conservazione sostitutiva
La soluzione FAST.Invoice consente di gestire l’archiviazione e la conservazione sostitutiva dei documenti attivi e passivi in formato non modificabile secondo le normative CNIPA del 2004 e successive integrazioni.
L’importanza della conservazione sostitutiva e dell’archiviazione a norma è stata sottolineata sia dalle ultime leggi nazionali ed europee sia dagli studi di settore che indicano in questa funzionalità una delle principali componenti che consentono alle aziende un congruo risparmio economico in opposizione con le precedenti procedure di memorizzazione tradizionale.
Consci dell’importanza di questo servizio e sempre pronti a venire in contro alle necessità del cliente ICBPI non solo ha lavorato per lo sviluppo di un sistema di conservazione e archiviazione sicuro, flessibile e altamente ottimizzato ma si pone come Responsabile della Conservazione (come previsto dalla normativa vigente) esonerando l’azienda dalla necessità di nominarne uno al suo interno.
Le funzionalità offerte consentono alle aziende di:
- Effettuare l’archiviazione a norma e semplice di documenti commerciali e fiscali(fatture, ordini, libri contabili, schede di valutazione, listini, etc.);
- Eseguire la conservazione sostitutiva, con firma digitale e marca temporale, con cadenza quindicinale;
- Ridurre significativamente i tempi di accesso e consultazione attraverso il portale Web FAST.Invoice;
- Personalizzare la ricerca dei documenti archiviati;
- Gestire i riversamenti;
- Gestire automaticamente le comunicazioni all’agenzia delle entrate.
Automazione processi
Grazie alla tecnologia e alla modularità dell’applicazione FAST.Invoice e alla professionalità del personale ICBPI l’azienda può facilmente automatizzare il workflow attivo e passivo in ogni sua fase.
L’insieme di personalizzazioni e di automatismi presenti sono in grado infatti di rispondere a qualsiasi esigenza delle aziende dalle piccole, alle medie, alle grandi.
Grazie all’automatizzazione dei processi, che si basa su funzionalità ben collaudate di gestione dei formati (strutturati e non strutturati, proprietari e pubblici) e degli strumenti di spedizione, un’azienda può realizzare lo “state through process” completo, sino all’inoltro dei suoi documenti verso le sue controparti commerciali senza alcun intervento da parte dell’utente.
Aggiornato il: 10 Marzo 2010
